隨着企業郵箱市場的進一步成熟和中小企業業務門類的增加，以往簡單的郵件收發功能已無法滿足企業的多樣化需求。對於企業用戶而言，能否在競爭日趨激烈的市場保持高度的敏感和響應將是決定其成敗的關鍵，而企業郵箱作爲企業最基本的信息化應用工具，其穩定、安全、快速、易於管理維護等特性就變得越來越重要。此外，根據企業自身特點衍生出的龐大需求也促使企業郵箱服務進入一個多元化的時代。那麼爲什麼企業要使用企業郵箱呢？又該如何選擇一款合適的企業郵箱？
爲什麼要用企業郵箱?
無論是對新興的還是有着悠久歷史的企業，目前，企業郵箱都已經成爲企業日常運作不可或缺的工具。
使用企業郵箱，會給企業帶來如下的好處：首先，所有員工的郵箱均爲“name@21cn.com” 形式，有助於樹立統一的企業形象;其次，當外人收到一封企業郵件時，可根據來信域名方便地查詢企業網站，這樣企業在日常通信中可毫不費力地附帶宣傳自己;第三，企業員工離職時，企業郵箱可以順利收回，從而將所有業務聯繫保留和延續下來，若日常工作使用個人郵箱，員工離職不會上繳，客戶可能仍然與其個人郵箱聯繫而被一起帶走;第四，企業郵箱的系統管理解決了企業信息的安全性問題，通過企業郵箱進行管理，可以有效避免企業信息泄露。“企業的信息或數據有它自己的保密性，安全是每一個企業所追求的。”他說。
統一使用企業郵箱，可以方便地對工作郵件備份、監控、管理，防止郵件意外丟失;企業郵箱可方便地自行管理，可自由命名、分配容量、自行羣發、分組、修改密碼、設定功能限制等，這些都是個人郵箱望塵莫及的;同時，企業郵箱的羣組等功能提高了工作效率，增進了內部溝通和協同辦公能力。”事實上，中國目前有5000多萬家各種各樣的企業，都認識到企業郵箱已經成爲企業與外界交往的必備工具。
據諮詢公司預測，未來5年全球企業郵箱中平均每天的用戶信息量將遠超過個人郵箱用戶的郵件信息量。2007年底，全球企業用戶平均每天的郵件信息量達到了730億封，個人用戶信息量只佔企業用戶信息量的58.9%;預計至2011年，企業郵箱用戶將平均每年以20%左右的速度增長到1645億封/天。調研報告還顯示，2008年第一季度，中國企業郵箱市場規模達到了6500萬元人民幣，預測2009年，市場規模將達到3.3億元人民幣，企業郵件市場規模每年的增速爲30%左右。
自建還是外包?
顯然，企業郵箱數量在以人們難以想象的速度發展。企業在建立郵箱的方法上，目前有兩種選擇：企業自建郵箱和將郵箱外包給專業的郵件服務公司。
自建郵件系統就是自己購買郵件服務器、存儲設備、反垃圾網關等一系列軟、硬件設備，自己配備相應的郵件管理人員，對公司的郵件系統進行管理。管理人員一般由公司的IT管理人員兼任，以後每年還需對系統進行維護升級，並需要不斷培訓人員以跟進郵件技術的發展。
但是，隨着郵件的作用在企業中日益重要，更由於郵件安全性問題日益突出，如垃圾郵件、病毒通過郵件傳入等，企業發現，如果僅僅通過企業自身培養的技術人員，很難處理日益增多的郵件安全問題。比如，一封重要的郵件丟失將可能影響企業的收益;而垃圾郵件太多不僅影響企業內的辦公效率，也讓企業浪費大量的服務器資源。一些專業的互聯網公司看到了這一問題，於是推出了專業的郵箱服務。外包郵箱提供商的出現，讓一部分企業開始採取郵件外包服務。
“郵箱外包的好處是，企業只需要每年按照郵箱數量，付一定的服務費用，就能得到專業的郵件服務，並且，企業不需要專業的IT服務人員，這對廣大的中小企業來說減少了很多麻煩。才藝提供專業的企業郵箱外包服務，具體也可以跟網企雲郵在線客服人員瞭解諮詢。
外包趨勢明顯
隨着時間的推移，企業郵箱外包的趨勢越來越明顯。李錦記、五菱集團和依博羅閥門等公司分別都從用戶的角度給出了自己的分析。
1.自建比外包投入高
“自建郵局系統無論是放在自己的機房還是託管，都需要較高的初期投入，即使自建郵局系統都選用的低檔設備和服務，其一次性投入也需要以十萬元計，每年的運營費用還需要幾萬元。此外，IT技術發展很快，因此設備折舊也很快，這樣的投入顯然並不經濟，每年還要養幾個IT人員，遠沒有直接購買專業的服務來得划算。”
2. 自建安全性與穩定性遠低於外包
企業郵箱外包不僅僅是財力和人力上大幅度的節省，其安全性和穩定性也可以得到肯定，這對於日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設備、研發軟件和培養一支完善的維護隊伍，否則，其性能和外包郵局根本無法相比。
3. 外包技術維護更完善
採用了郵箱外包後，在遇到技術問題無法解決時，企業郵箱提供商會及時提供幫助。“例如21cn的企業郵箱，有專職的運營維護及客戶服務團隊、實時問題監控和響應處理體系，可爲我們提供全年7×24的服務，這讓我們很放心。”而對於自建郵箱而言，無論如何完美的共享託管環境，都會遭受到一些意想不到的故障，比如網絡連通性的故障、電力和空調的故障、同組機器受攻擊產生的流量阻塞故障、本機器受DDoS等類似攻擊而產生的故障等，這些故障不是企業自身能夠獨立解決的，需要協調託管方，乃至於電信方解決。作爲一個非專業的郵商企業，這種協調力量顯然不夠。選擇企業郵箱外包，可以以較小的投入快速獲得應有的服務，避免浪費大量的精力在系統維護上。
看來，企業郵箱外包服務基本已成大勢所趨;並且，越來越多的大型企業，也在向郵箱外包遷移。
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